10 خطوات لتخطيط فعال
تكمن الفكرة في البحث عن العادات التي يواظب عليها الناجحون في جوهر العادات ذاتها؛ ببساطه لأن العادات تبدأ بسيطة وصغيرة وبالإستمرار عليها تبدأ في السيطرة على نمط حياتك لتُحدد ذلك النمط وتؤثر على أنشطتك اليومية والمهنية المختلفة؛ لذلك “ قليل دائم خير من كثير منقطع ”.
وبعد هذه المقدمة اللطيفة يا عزيزي القارئ دعنا نتحدث عن عاده مهمة للغاية ألا وهي التخطيط.
لماذا يجب عليك اكتساب عادة التخطيط؟
- تساعدك على تقليل مستوى التشتيت والتركيز على المهمة المطروحة فأنت تعرف ما عليك القيام به اليوم ولماذا.
- معرفه قيمة نفسك عندما تشعر في آخر اليوم أنك فعلاً استثمرته.
- زياده ثقتك في نفسك.
- زياده قدرتك على الإنتاجية.
- يساعد المديرين على تحسين الأداء المستقبلي، من خلال تحديد الأهداف واختيار مسار العمل لصالح المنظمة.
- يسهل تنسيق الأنشطة وبالتالي يقلل من التداخل بين الأنشطة ويقضي على العمل غير المنتج.
- كما أن التخطيط يمنعك من إهدار طاقتك في مهام غير ضرورية، وكما يقول المؤلف بريان تريسي، " كل دقيقة تقضيها في التخطيط توفر ما يصل إلى عشر دقائق في التنفيذ ".
- إذا كانت أهدافك دائمًا بعيدة عن متناول يدك فقد يكون ذلك بسبب أنك لم تضع خطة فعالة لتحقيقها بمجرد وضع خطة ستندهش من مقدار ما يمكنك تحقيقه.
ما هو التخطيط؟
التخطيط هو وظيفة الإدارة الأساسية التى تُبنى عليها الوظائف الأخرى والتي تتضمن إتخاذ قرار مسبق، ما يجب القيام به، متى يتم القيام به، كيف يتم القيام به، ومن سيفعله. ويكون بوضع مخطط لتحقيق هدف معين من خلال تحديد الموارد، المهام، الإجراءات والجداول الضروريّة لتحقيقه، بحيث يُعبر الهدف عن الغرض المستقبلي الذي تسعى المنظمة للوصول إليه وتحقيقه.
10 خطوات لتخطيط فعال
- هدف ذاتي
بدأ الكثير منا هدفًا في مرحلة أو أخرى ولكن يجب أن يكون هدفك شيئًا تريده. في كثير من الأحيان نصنع أهدافًا لأشياء يريدها الآخرون، هل هدفي حقًا هو شرب مشروب غازي واحد فقط في الأسبوع، أم أنني أحاول تجنب أختي التي تشكو باستمرار من الآثار السيئة للصودا؟ خذ لحظة التأمل الذاتي لتحديد الهدف الأنسب لك.
- أكتب هدفك
بمجرد أن تقرر هدفك، قم بتدوينه. وجد الدكتور جيل ماثيوز من جامعة الدومينيكان في كاليفورنيا أن مجرد كتابة الهدف يزيد من احتمالية تحقيقه بنسبة 42٪
- تحفيز نفسي
أكتب أهم أسباب أهدافك، سيساعدك هذا على تذكر الغرض من الخطة وكيف تنطبق عليك.
أسأل نفسك اسئله مثل:
- لماذا هذا مهم في حياتك الآن؟
- لماذا سيساعدك هذا / الآخرين؟
- لماذا يجب أن تستمر نفسك في المستقبل في العمل نحو الهدف؟
من المهم أن تكون صادقًا مع نفسك لأنه سيذكرك بنواياك النقية.
- ضع خطه عمل
لا تزال مواصفاتك واسعة جدًا بحيث لا يمكنك البدء في أي شيء على الفور.. حان الوقت الآن لاستقبال الخطط. في الخطط طويلة الأجل، يمكنك وضع مخطط تفصيلي لكيفية تنفيذ كل نقطة من خطة العمل الخاصة بك والتي توضح كيفية تنفيذ أهدافك المحددة وما إلى ذلك.
- تقسيم هدفك إلى أجزاء
تحديد هدفك هو خطوة أولى حاسمة لكن الأهداف الكبيرة يمكن أن تكون ساحقة، وقد يبدو أنك لا تعرف كيف تصل إليها وللأسف هذا هو المكان الذي يستسلم فيه كثير من الناس. بدلاً من ذلك، الآن بعد أن عرفت المكان الذي تريد الانتهاء منه، قم بتقسيمه إلى أجزاء، إذا كان هدفك هو أن يكون لديك عمل ناجح في غضون عامين فأين يجب أن تكون في عام واحد؟ ستة أشهر؟ الاسبوع المقبل؟
- حدد آخر يوم لإنجاز العمل
الآن بعد أن أصبحت لديك فكرة عن العمل المطلوب لتحقيق أهدافك، فقد حان الوقت لتحديد موعد نهائي. اختر موعدًا نهائيًا أقرب بقليل من السرعة التي ستستغرقها لإكمال الأهداف التي تعمل بوتيرة متوسطة.
تريد أن تعمل أسرع من المتوسط، حتى لا تعطي لنفسك الكثير من الأعذار ويمكنك إعطاء مواعيد نهائية مختلفة لأجزاء مختلفة من خطة العمل.
- علق خطتك
يجب أن تكون الخطة مرئية. لم تقم بكل هذا العمل لمجرد إغلاق أفكارك في الدرج.
لا يمكن أن تكون الورقة في طريق الأنشطة اليومية ولكن يجب أن تكون في مكان ما ستراه فيه كل يوم، قد يضعه البعض فوق المكتب.
- التقدم المرئي
إذا كان هدفك ينطوي على مهام يومية، فقد يكون هذا هو التحقق من أيام العطلة في التقويم. المراقبة المستمرة جيدة على الرغم من الظروف المتغيرة كما أن هناك أوقات قد تشعر فيها بالإرهاق من الامتدادات التي لا تنجز فيها سوى القليل جدًا.
من خلال مراقبة تقدمك، ستكتسب المزيد من الحافز كل يوم.
- البقاء على الهدف
إذا كان هدفك كبيرًا بما يكفي، فستحتاج إلى الاستمرار في التركيز للوصول إليه ... بعد كل شيء، نحن نتحدث عن خطة للحياة.
عندما تكمل كل "جزء" من خطتك، توقف لحظة للتعرف على الإنجاز إنها فرصة للاحتفال بتقدمك وإعادة تقييم خطتك : هل ما زالت عملية؟ هل هناك أي تعديلات تحتاج إلى القيام بها؟ ستذكرك إعادة التركيز على هدفك لماذا بدأت في المقام الأول، وستمنحك دفعة من الطاقة التي تشتد الحاجة إليها.
- كافئ نفسك
في بعض الأحيان، ستبلي بلاءً حسناً، هذا لأنك تفعل أفضل ما لديك. ذكّر نفسك بالخير الذي تفعله وخذ فترات راحة. لا تمنح نفسك مكافآت تأتي بنتائج عكسية لأهدافك، على سبيل المثال لا تأكل رطلًا من الآيس كريم إذا كانت رؤيتك هي إنقاص الوزن.
ويمكننا الآن أن نختم مقالنا ببعض النصائح
-ابدأ التخطيط لمهام يومك الصعبة أولاً، لأنك في بداية يومك تكون أكثر قدرة على الإنجاز والإنتاجية.
- اجعل خطتك قابله نوعًا ما للتغير ولا تجعلها خطه ممنتجه، بحيث يكون هناك بدائل لتعديل أي متغيّر قد يطرأ على يومك.
- كن واقعياً أثناء تخطيطك ليومك، لأن الأهم من التخطيط تنفيذ الخطة، لا تجعل جدولك ملئ بمهام كثيره وأنت لا تجد لها وقت في يومك.
- تجنب الأخطاء الشائعة في إدارة الوقت التى من الممكن أن تضيع وقتك بدون أن تشعر وتوقع بينك وبين تنفيذ مهامك التي خططت لها.
- أستخدم أدوات تنظيم العمل لتنظيم وإنجاز أعمالك في أقل وقت وبأقل جهد.
- تعلم مهاره الانضباط الذاتي لأنك من دونها لن تنفذ أي مهام من خطتك.
الخلاصة : عاده التخطيط من أبرز عادات الناجحين اليومية لأنهم يخططون ليومهم قبل النوم ، و يستيقظون في الصباح ليبداوا في تنفيذ الخطة والمهام على الفور، وهذا يوفر عليهم الكثير من الوقت.
إعداد /ملك إيهاب