أهمية إدارة الوقت وكيفية التحكم فيه

إدارة الوقت هي عملية التخطيط والتحكم في مقدار الوقت الذي تقضيه في أنشطة محدودة، تكمن إدارة الوقت الجيد للفرد بين إكمال المزيد في فترة زمنية أقصر، وتقلل من التوتر، وتؤدي إلى النجاح. 

كيف يمكنك إدارة وقتك؟ 

1- إنشاء تدقيق للوقت. 

الخطوة الأولى التي يجب عليك إتخاذها هي معرفة أين يذهب وقتك، قد تعتقد أنك تقضي وقتاً قصيراً على مواقع التواصل الاجتماعي، ولكن في الحقيقة هذا أكثر ما يلتهم الوقت من يومك، وتجد نفسك في النهاية بلا حصيلة فعلية.

2- تعيين حد زمني لكل مهمة. 

تحديد مهلة زمنية لكل مهمة يمنعك من تشتيت الإنتباه والتسويف. " ولمعرفة التسويف والتغلب عليه يمكنك قراءة هذا المقال. 

3- استخدام قائمة مهام.

قم بإنشاء قائمة بالمهام بناءً على الأولوية وقم بإلغاء تحديد العناصر عند إكمالها، هذا يساعد على دفع شعور بالانجاز. 

4- قضاء فترة الصباح في العمل على أهم مهامك. 

قال مارك توين ذات مرة " إذا كانت وظيفتك إن تأكل ضفدعًا فمن الأفضل إن تفعل ذلك أول شئ في الصباح". 

5- القضاء على نصف العمل. 

كتب جيمس كلير " في عصر الإلهاء المستمر لدينا من السهل جدًا تقسيم انتباهك بين ما يجب إن تفعله وما يلهيك بيه المجتمع. مثال:- 

إن تكتب تقريرًا، لكن توقف بشكل عشوائي للتحقق من هاتفك دون سبب. 

لعدم وقوعك في فخ نصف العمل قال كلير " إن أفضل طريقة للتغلب على نصف العمل هو تخصيص وقت كبير للتركيز على مشروع واحد والتخلص من كل شئ آخر". 

6- كن منظمًا. 

يعد التنظيم أحد أصعب نصائح إدارة الوقت بالنسبة للكثير منا، لأنه بدلًا من حدث لمرة واحدة فهو عملية مستمرة. 

7- توقف عن الكمال. 

عندما تكون منشد للكمال، فلن يكون هناك ماهو كاف على الإطلاق. 

  توقف عن كونك مثاليًا. لا وجود لها، أفعل أفضل ما يمكنك وامضٍ قدمًا. 

8- غرس العادات الأساسية. 

تشارلز دوهيج، مؤلف كتاب "قوة العادة" صاغ مصطلح "العادات الأساسية" لكن ماهم؟ إنها عادات يمكن إن تغير حياتك. مثل:- ممارسة الرياضة، وتتبع ما تأكله، تطوير الروتين اليومي. 

9- أبحث عن الإلهام.

أبحث عن الأشياء التي تلهمك وتجعلك تستمر في المهام، لتجنب التسويف.  

10- المهام المتشابهه دفعة واحدة. 

11- تجنب تعدد المهام. 

الحصول على المزيد من المهام مرة واحدة، أثبت الدراسات في الواقع يضعف الإنتاجية، لذلك بدلًا من تعداد المهام وتقسيم انتباهك بين عدة مهام مفصلة، ركز على إنهاء مهمة واحدة فقط. 

- مهارات إدارة الوقت الجيد هي الصفات الرئيسية التي يبحث عنها أصحاب العمل. القدرة على تحديد الأولويات وجدولة العمل أمر مرغوب فيه للغاية لأي منظمة.  

 قائمة النصائح للإدارة الفعالة للوقت:- 

1- حدد الأهداف بشكل صحيح. 

ضع أهدافًا قابلة للتحقيق والقياس، استخدم smart عند تحقيق الأهداف، تأكد من إن الأهداف التي تحددها يسهل الوصول إليها. 

2- إعطاء الأولوية بحكمة.  

حدد أولويات المهام بناء على الأهمية والإلحاح، إنظر إلى مهمامك اليومية وحدد مايلي:- 

•  هام وعاجل: قم بهذه المهام على الفور. 
•  هام ولكن ليس عاجلًا: قرر متى تقوم بهذه المهام. 
•  عاجل لكن غير مهم: قم بتفويض هذه المهام إن أمكن. 
•  ليست مهمة وليست عاجلة: ضع هذه الأمور جانبًا لوقت لاحق. 

3- تعيين حد زمني لإكمال المهمة. 

يساعدك تحديد قيود الوقت لإكمال المهام على إن تكون أكثر تركيزًا وفعالية، إن بذل الجهد الإضافي الصغير لتحديد مقدار الوقت الذي تحتاجه لكل مهمة يمكن أن يساعدك أيضًا في التعرف على المشكلات المحتملة قبل ظهورها. 

4- خذ استراحة بين المهام. 

عند القيام بالكثير من المهام دون إستراحة يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك. 

اسمح ببعض الوقت بين المهام لتصفيه ذهنك وتجديد نشاطك. 

5- تنظيم نفسك. 

استخدم التقويم الخاص بك لإدارة الوقت على المدى الطويل. 

6- إزالة المهام/ الأنشطة غير الأساسية. 

7- التخطيط للمستقبل. 

تأكد من إن تبدأ كل يوم بفكرة واضحة عما عليك القيام به. 

في نهاية كل يوم عمل، كتابة المهام ليوم العمل التالي. 

ما فوائد إدارة الوقت؟ 

القدرة على إدارة وقتك بشكل فعال أمر مهم، بعض الفوائد من إدارة الوقت:- 

1- تخفيف التوتر. 

عمل جدول مهام وإتباعه يقلل من القلق، عندما تقوم بإلغاء تحديد العناصر الموجودة من قائمة المهام الخاصة بك، يمكنك أن ترى إنك تحرز تقدمًا ملموسًا. 

2- المزيد من الوقت. 

تمنحك الإدارة الجيدة من الوقت وقتًا إضافيًا تقضيه في حياتك اليومية. 

تمنحك المزيد من الوقت لقضائه في الهوايات أو الأنشطة الشخصية. 

3- القدرة على تحقيق الأهداف. 

الأشخاص الذين يمارسون الإدارة الجيدة للوقت قادرون على تحقيق الأهداف والغايات بشكل أفضل، ويقومون بذلك في فترة زمنية أقصر. 

4- المزيد من الفرص. 

تؤدي إدارة الوقت بشكل جيد إلى المزيد من الفرص وتقليل الوقت الضائع في الأنشطة التافهه.

مهارات إدارة الوقت الجيد هي الصفات الرئيسية التي يبحث عنها أصحاب العمل، القدرة على تحديد الأولويات وجدولة العمل أمر مرغوب فيه للغاية لأي منظمة.

ما عواقب سوء إدارة الوقت؟ 

1- ضعف سير العمل. 

عدم القدرة على التخطيط المسبق والالتزام بالاهداف يعني ضعف الكفاءة، إذا لم تكن تخطط مسبقًا فقد يوصل بك الأمر إلى التراجع في أداء عملك. 

2- الوقت الضائع. 

يؤدي سوء إدارة الوقت إلى اضاعة وقتك، عندما تتحدث إلى أصدقائك أثناء القيام بمهامك فـ أنت تشتت انتباهك وتضيع الوقت. 

3- تدني جودة العمل. 

عادة ما يؤدي سوء إدارة الوقت إلى تدهور جودة عملك، الاضطرار إلى التسرع في إكمال المهام في اللحظة الاخيرة يؤدي إلى تدني جودة عملك. * متبقاش كلاون في شغلك كمان* 

4- فقدان السيطرة. 

من خلال عدم معرفة المهمة التالية، فإنك تعاني من فقدان السيطرة على حياتك، يمكن إن يساهم ذلك في إرتفاع مستويات التوتر والقلق. 

فكرة أخيرة. 

عندما تتعرف على ماهو موجود في يدك ستكون أكثر تركيزًا وتنجز المزيد في وقت اقل. 

بعد الانتهاء من قراءة هذا المقال أخبرنا كيف ستخطط لتنظيم وقتك؟

إعداد/ هدى لبنه